Société FLEX INSTITUTE SARL, 25 RUE DE PONTHIEU, 75008 PARIS
Flex vous remercie de votre visite et de votre intérêt pour ses prestations. Les formations Flex (« services de formation ») sont proposées aux entreprises et à leurs salariés, aux particuliers ou à toute personne souhaitant utiliser son Compte Personnel de Formation (CPF).

La protection de vos données personnelles est importante pour nous. Notre objectif est que vous vous sentiez en sécurité lors de votre visite sur nos pages Internet et en utilisant nos formations. Nous respectons les lois françaises sur la protection des données et les dispositions de l’Union européenne relatives à la protection des données, notamment le Règlement général sur la protection des données 2016/679 (RGPD) du 27 avril 2016. Ci-après, nous vous expliquons quelles informations nous collectons, traitons et exploitons lors de votre visite sur nos pages Internet et lors de votre utilisation de nos formations (« traitement des données »).

Responsable du traitement
Le responsable du traitement est la société FLEX INSTITUTE SARL, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de PARIS sous le numéro 89049702700015, dont le siège est situé au 25 RUE DE PONTHIEU, 75008 PARISs (« FLEX INSTITUTE ») en qualité d’exploitant de ce site Internet (le « site Internet »).

Finalité du traitement des données
Nous utilisons les données personnelles pour personnaliser et améliorer vos formations, ainsi que pour la gestion du contrat, notamment le paiement. Nous les utilisons pour communiquer avec vous, mettre à jour nos bases de données et améliorer notre plate-forme, pour prévenir ou détecter les abus, notamment la fraude, ou pour permettre la réalisation de prestations techniques ou autres par des tiers pour notre compte.

Collecte de données personnelles
Nous collectons les catégories de données personnelles suivantes :

Les informations que vous nous communiquez
Nous collectons et traitons les informations que vous saisissez sur notre site Internet, y compris notre plate-forme de formation, ou que vous nous transmettez lors de la contractualisation ou par un autre moyen.

Formulaire de contact
Lors de l’envoi du formulaire de contact sur le site Internet, sont obligatoirement collectés les nom et prénom, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail, ainsi que d’autres informations facultatives concernant l’entreprise et le besoin de formation. Nous traitons ces informations conformément à l’article 6 (1) (f) du RGPD et tenons notamment compte de votre intérêt à être informé.

Services de formation
Afin de pouvoir accéder aux formations, vous recevrez avant le début du cours un accès à la plate-forme en ligne FLEX pour y enregistrer vos identifiants (nom, e-mail, numéro de téléphone). Un espace membre personnel et un profil sont créés pour chaque utilisateur des formations ; les données correspondantes peuvent être gérées par la personne concernée dans un espace protégé par un mot de passe. Une zone de texte libre est par ailleurs mise à disposition pour vous présenter et vous avez la possibilité de télécharger une photo pour le profil. Ce traitement peut également inclure des données de mouvement (par exemple, présence et connexions). Nous tenons ici particulièrement compte de votre intérêt pour une formation efficace conformément à l’article 6 (1) (f) du RGPD. Ceci s’applique également si vous bénéficiez d’une évaluation en amont de votre parcours via la plate-forme en ligne FLEX INSTITUTE (par exemple dans le cadre d’un cours d’essai).

Nous enregistrons aussi les résultats des tests de niveau, du recueil des besoins,du profil d’apprentissage, de l’évaluation des progrès, des enquêtes des participants ou du commanditaire. Sont également collectées et traitées, les données relatives à l’entreprise, au centre de profits, au poste et les coordonnées des interlocuteurs de l’entreprise ou tout document permettant de tracer l’assiduité du stagiaire (feuilles d’émargement, jalons etc.). Si vous interagissez avec notre service clients, nous enregistrons et traitons vos données d’identification et les informations concernant la relation client. La finalité est toujours l’exécution du contrat de formation.

Informations communiquées par votre employeur
Nous traitons les informations communiquées par votre employeur quand il achète une formation pour le compte de l’entreprises ou quand il crée un profil pour vous sur la plate-forme FLEX INSTITUTE. Nous tenons ici particulièrement compte de votre intérêt pour une formation efficace conformément à l’article 6 (1) (f) du RGPD.

Informations automatiques
Dès que vous visitez le site Internet, nous traitons les informations automatiques comme prévu par l’article 6 (1) (f) du RGPD. Il s’agit notamment des cookies et fichiers journaux, ou des paramètres d’accès. Vous trouverez d’autres informations à ce sujet ci-dessous.

Mesures d’assurance qualité
Dans le cadre de notre démarche qualité et pour la formation initiale et continue de nos formateurs, nous nous connectons à certaines formations avec des particuliers et/ou des groupes conformément à l’article 6 (1) (f) du RGPD. Nous ne procédons alors à aucun enregistrement. Nous vous informons au début d’une telle visite. Si vous ne souhaitez pas cette visite, elle n’aura pas lieu.

Les cookies
Nous utilisons des cookies. Les cookies sont des petits fichiers enregistrés sur votre ordinateur par les sites Internet. Ils sont utilisés pour enregistrer les informations de connexion et d’autres données. Nous utilisons les cookies pour rendre notre offre plus conviviale, plus efficace et plus sûre. La majorité des cookies que nous utilisons sont des « cookies de session » et seront supprimés automatiquement à la fin de votre visite. Nos cookies n’endommagent pas votre ordinateur et ne contiennent pas de virus. Vous pouvez empêcher l’enregistrement des cookies en paramétrant votre navigateur et désactiver l’utilisation de cookies. Le cas échéant, vous ne pourrez alors plus utiliser toutes les fonctionnalités du site Internet.

Fichiers-journal, données d’accès
Nous collectons et traitons automatiquement les informations que votre navigateur nous transmet. Il s’agit du type et de la version du navigateur, d’informations sur la taille de l’écran, du système d’exploitation utilisé, du dernier site visité, du nom d’hôte de l’ordinateur connecté (adresse IP), de l’heure de la requête au serveur. Ces données sont utilisées sous forme anonymisée à des fins statistiques pour l’exploitation, la sécurité et l’optimisation de l’offre. FLEX INSTITUTE se réserve le droit de vérifier a posteriori les informations d’accès relatives à la dernière adresse IP connue pour les utilisateurs, membres ou prestataires pour lesquels il existe des indices d’utilisation illégale ou non conforme au contrat de l’offre de FLEX INSTITUTE. Ces données sont supprimées automatiquement après six mois.

Utilisation et transmission des données personnelles
Nous traitons et utilisons vos données exclusivement dans le cadre ci-dessous.

Conclusion d’un contrat pour des formations
Si vous concluez un contrat avec nous pour la fourniture de services de formation (« contrat »), pour vous-même ou pour votre employeur, nous traitons vos données pour établir, exécuter et le cas échéant mettre fin au contrat.

Fourniture des services de formation
Nous traitons vos données pour réaliser des services de formation.
En principe, vos données peuvent uniquement être consultées par vous-même, par les collaborateurs de FLEX INSTITUTE (notamment les informaticiens), les formateurs de FLEX INSTITUTE et le service de votre employeur compétent pour vous le cas échéant (par exemple, le service des ressources humaines ou votre superviseur). Cela peut également inclure des données de mouvement (par exemple, présence et connexions). Pour les groupes de formation d’une même entreprise, un groupe fermé d’utilisateurs est créé. Les membres d’un tel groupe d’utilisateurs peuvent consulter la photo du profil, la localité du domicile, le pays et un court texte de présentation des autres membres du groupe. Nous pouvons communiquer vos données à votre employeur si celui-ci est notre client, notamment les résultats des tests de niveau, des évaluations de progrès et des diverses enquêtes. Concernant les contrats individuels (CPF autonomes ou particuliers), les informations ne seront pas transmises à votre employeur.

Nous fournissons nos services en partie avec le soutien des fournisseurs de services et transmettons vos données dans ce contexte. Cela inclut notamment les écoles de langues pour la formation sur site ou les prestataires de services informatiques afin d’assurer une excellente expérience de formation. Bien sûr, en plus d’un niveau adéquat de protection des données, nous veillons à ce que les fournisseurs de services soient au moins soumis aux obligations décrites ici.

Les données utilisateur anonymisées peuvent être utilisées pour une analyse statistique, pour l’assurance qualité et à des fins d’étude du marché.

Transmission de vos données
En principe, à l’exception de la transmission à votre employeur, des services de contrôles de la formation professionnelle ou des fournisseurs de services comme décrit ci-dessus, nous ne communiquons pas vos données à des tiers. Nous sommes tenus de collaborer avec les autorités, notamment les autorités compétentes en matière de poursuites pénales et les tribunaux. Dans ce contexte, nous pouvons être contraints de transmettre des données personnelles pour répondre aux demandes des autorités chargées d’enquête ou des tribunaux.

Google Analytics
Prestataires de services
Le site Internet utilise Google Analytics, le service de statistiques de la société Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, États-Unis (« Google »). Son but est d’analyser l’activité des utilisateurs sur les sites Internet et les appareils en mappant les données, les sessions et les interactions entre plusieurs appareils à un ID utilisateur pseudonyme. Google Analytics utilise des « cookies », c’est-à-dire des fichiers texte enregistrés sur votre ordinateur pour analyser votre usage du site. Les informations produites par les cookies concernant votre utilisation de ce site sont en principe transmises et enregistrées sur un serveur de Google aux États-Unis.

Ce traitement est basé sur l’Article 6 (1) (f) GDPR qui autorise le traitement des données si cela est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant.

Notre intérêt légitime dans ce traitement de données est l’analyse du comportement des utilisateurs de nos services tel que décrit dans les objectifs. Les données envoyées par nous et liées à des cookies, des identifiants d’utilisateur (par exemple des identifiants d’utilisateur) ou des identifiants publicitaires sont automatiquement supprimées au bout de quatorze (14) mois dans un mois.

Vous trouverez d’autres informations concernant le traitement des données utilisateur par Google Analytics dans la déclaration relative à la protection des données de Google : https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=fr.

Module complémentaire de navigateur
Vous pouvez empêcher l’enregistrement des cookies en paramétrant votre navigateur. Vous ne pourrez alors pas utiliser l’intégralité des fonctions de ce site le cas échéant. Vous pouvez par ailleurs empêcher l’enregistrement des données produites par le cookie et relatives à votre utilisation du site (y compris votre adresse IP) par Google, ainsi que le traitement de ces données par Google, en téléchargeant et installant le module complémentaire de navigateur disponible sous le lien : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr

Vous pouvez empêcher l’enregistrement de vos données par Google Analytics en cliquant sur le lien ci-après. Un cookie opt-out qui empêchera l’enregistrement de vos données lors de vos futures consultations de ce site sera alors installé : désactiver Google Analytics.

Traitement des données par un sous-traitant
Nous avons conclu un contrat de sous-traitance avec Google pour le traitement des données et appliquons toutes les consignes des autorités allemandes de protection des données concernant l’utilisation de Google Analytics.

Anonymisation de l’adresse IP
Nous utilisons la fonction « Activation de l’anonymisation de l’adresse IP » sur le site Internet. Ainsi, votre adresse IP sera préalablement raccourcie par Google pour les États membres de l’Union Européenne ou pour les autres états signataires de la Convention sur l’Espace économique européen. L’adresse IP intégrale sera seulement transmise à un serveur de Google aux États-Unis dans certaines exceptions et y sera raccourcie. À la demande de l’exploitant de ce site Internet, Google utilisera ces informations pour évaluer votre utilisation du site, pour établir des rapports sur l’activité sur le site et pour nous fournir d’autres prestations liées à votre utilisation du site et d’Internet. L’adresse IP transmise par votre navigateur dans le cadre de Google Analytics ne sera pas associée à d’autres données de Google.

Recours au prestataire SENDINBLUE pour les newsletters
Envoi de newsletters
Nous envoyons ponctuellement des newsletters avec des informations utiles aux clients et aux prospects. La newsletter est expédiée par la plateforme Sendinblue fournisseur français, dont le siège social est situé : Sendinblue SAS 55, rue d’Amsterdam 75008 Paris, France

Archivage en France
Les adresses électroniques des destinataires de notre newsletter, ainsi que les autres données décrites dans le cadre de la présente sont archivées sur les serveurs de Sendinblue en France. Sendinblue utilise ces informations pour envoyer et évaluer la newsletter pour notre compte. De plus, Sendinblue peut, selon ses propres déclarations, utiliser ces données pour optimiser ou améliorer ses propres services, par exemple pour une optimisation technique de l’envoi et de la présentation des newsletters ou à des fins commerciales, pour déterminer le pays d’origine des destinataires. Cependant, Sendinblue n’utilise pas les données des destinataires de notre newsletter pour leur écrire ou ne transmet pas ces données à des tiers.

Sécurité
Sendinblue a pris toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données à caractère personnel et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées ou endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Ces mesures sont notamment les suivantes :
Pare-feu multi-niveaux,
Anti-virus de notoriété avérée et détection des tentatives d’intrusion,
Transmission cryptée des données à l’aide de la technologie SSL/https/VPN,
Data centers Tier 3 et certifiés PCI DSS
Par ailleurs, l’accès aux traitements par les services de Sendinblue destinataires nécessite une authentification des personnes accédant aux données, au moyen d’un code d’accès et d’un mot de passe individuels, suffisamment robustes et régulièrement renouvelés.
Les données transitant sur des canaux de communication non sécurisés font l’objet de mesures techniques visant à rendre ces données incompréhensibles à toute personne non autorisée.

Toute question à propos de la sécurité du site internet de Sendinblue peut être adressée à support@sendinblue.com.

Droit d’accès de la personne concernée, droit de rectification des données personnelles ; droit d’introduire une réclamation
Vous êtes habilité à recevoir à tout moment, gratuitement, des renseignements sur les données personnelles enregistrées vous concernant. En vous connectant avec votre adresse électronique et votre mot de passe, vous pouvez consulter les données, informations et contenus enregistrés pour votre profil. Vous pouvez à tout moment mettre à jour vos données personnelles sur votre profil, les compléter ou les supprimer. Vous pouvez vous opposer à leur traitement. Vous bénéficiez aussi d’un droit à la portabilité de vos données. Vous disposez d’un droit de réclamation auprès d’une autorité de contrôle, particulièrement à votre lieu de résidence habituelle dans l’UE.

Durée de conservation
Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée exigée par la finalité du traitement.
Vos données personnelles sont supprimées à la fin du contrat, sauf si la loi impose leur conservation.
En cas de violation des CGV, des conditions d’utilisation ou des dispositions légales, ainsi qu’en cas d’atteinte aux droits de tiers, nous sommes habilités à traiter les données personnelles même après la résiliation ou le blocage du profil utilisateur, pendant une période raisonnable pour établir les faits.
Si vous nous écrivez au moyen du formulaire de contact, nous conservons vos informations seulement pour la période pendant laquelle nous pouvons raisonnablement attendre un échange d’informations. Les cookies affichent clairement leur durée de conservation. En outre, nous devons respecter les obligations légales de conservation.

Sécurité
Votre profil est protégé par un mot de passe, vous êtes donc seul à pouvoir y modifier les informations personnelles enregistrées. Nous vous recommandons de ne pas communiquer votre mot de passe et de le protéger d’un accès par des tiers non autorisés. Ne répondez notamment pas aux courriels et autres messages ou pop-up demandant votre mot de passe. Pour empêcher les personnes non autorisées d’y accéder, nous vous conseillons en outre de toujours vous déconnecter après avoir consulté votre profil et de fermer la fenêtre du navigateur.

Déléguée à la protection des données
Si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter à tout moment ou vous adresser à notre déléguée à la protection des données. Ses coordonnées :
Flex Institute SARL
Déléguée à la protection des données
25 RUE DE PONTHIEU
75008 PARIS
FRANCE

E-Mail: hello@flex.institute

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